rennydund

Just another WordPress.com site

TEKNIK BERKOMUNIKASI Januari 3, 2011

Filed under: Pendidikan Administrasi Perkantoran — rennydund @ 10:13 am

TEKNIK BERKOMUNIKASI

A. TEKNIK BERBICARA DAN BERTANYA AKTIF

1. Pengertian Teknik Berbicara

Teknik berbicara efektif adalah berbicara secara menarik dan jelas sehingga dapat dimengerti dan mencapai tujuan yang diharapkan di dalam komunikasi. Teknik berbicara di dalam berkomunikasi harus menyesuaikan diri antara komunikator dan komunikan kepada pesan (message) yang dipercakapkan. Secara sederhana, teknik berbicara di dalam komunikasi secara aktif dan efektif adalah sebagai berikut :

  1. Memilih pokok persoalan untuk dibicarakan
  2. Berbicara diiringi dengan bantuan gerak gerik
  3. Menyesuaikan situasi dengan lawan bicara dengan baik
  4. Menghargai dan menghormati lawan bicara dengan baik
  5. Menganggapi setiap reaksi, saran, usul dari lawan bicara

2. Prinsip-prinsip Berbicara

1) Prinsip Berbicara Efektif

Berbicara efektif prinsipnya adalah berbahasa seperlunya dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Selain itu kita juga harus memperhatikan tata cara dan adat sopan santun yang berlaku di lingkungan masyarakat agar pembicaraannya dapat berjalan dan berlangsung dengan lancar. Agar dapat berbicara dengan efektif, kita perlu mengetahui prinsip-prinsipnya, diantaranya :

a)      Memberi kesempatan berbicara kepada lawan bicara

b)      Menatap bergantian secara sopan

c)      Berbicara secara jelas, mengerti dan jangan berbisik

d)     Menghayati pokok-pokok pembicaraan yang akan disampaikan

Berbicara efektif hendaknya mengemukakan ide-ide, pandangan-pandangan pemikiran tentang bahan pembicaraan yang akan dibicarakan dalam bentuk tujuan-tujuan.

2) Prinsip Motivasi

Prinsip motivasi merupakan prinsip memberi dorongan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang, kelompok, dan umum. Sedangkan prinsip motivasi yang efektif adalah berbicara secara efektif yang dapat membangkitkan minat para pendengar. Jika para pendengar berminat atau mendengarkan pembicaraan, maka pembicaraan tersebut akan mendatangkan respon yang baik secara umpan balik (feedback). Berbicara dengan prinsip motivasi adalah sebagai berikut :

1. Memberikan dorongan

Bicara dengan memberikan dorongan yaitu dengan cara mengutarakan pentingnya bahan yang akan dibicarakan.

2. Menokohkan

Menokohkan seseorang atau para pendengar menimbulkan rasa senang dan membesarkan hatinya.

3. Dorongan ingin mengetahui

Cara ini dipergunakan karena pada dasarnya setiap manusia itu selalu mempunyai dorongan ingin mengetahui baik yang menyangkut dirinya, maupun hal-hal lain.

3) Prinsip Perhatian

Prinsip perhatian adalah pemusatan pikiran pada suatu masalah atau objek tertentu. Agar para pendengar mau memperhatikan dengan baik, maka seorang pembicara harus mampu menarik perhatian, di antaranya :

1. Hal-hal yang aneh

Jika seorang pembicara dapat memberikan contoh-contoh yang aneh, amak pendengar akan terpukau perhatiannya dan timbul rasa ingin mendengarkan apa yang disampaikan pembicara.

2. Hal-hal yang lucu

Hal-hal lucu juga akan menarik perhatian. Untuk mendapatkan hal-hal yang lucu seseorang harus menuntun terlebih dahulu jalan pikiran pendengarnya.

3. Hal-hal yang mencolok (dominan)

Cara ini dapat digunakan untuk menarik perhatian pendengar, pokok pembicaraan yang penting pengucapannya harus dilambatkan atau dikeraskan.

4. Hal-hal yang sesuai dengan kebutuhan

Pendengar akan tertarik perhatiannya jika ada pembicaraan yang menyangkut kepentingannya dan kebutuhannya

4) Prinsip Keinderaan

Di dalam prinsip ini, berbicara efektif dapat dicapai jika menggunakan alat peraga yang lengkap. Alat peraga adalah alat bantu di dalam pelaksanaan bicara dengan prinsip keinderaan. Contoh alat peraga tersebut antara lain :

1. Over Head Projector (OHP)

OHP adalah proyektor yang dapat memantulkan tulisan atau gambar pada transparansi ke layar putih.

2. Film

Dalam memberikan ceramah dengan menggunakan film, hal yang penting adalah adanya diskusi dan mengambil kesimpulannya setelah film itu diputar.

3. Tape recorder

Tape recorder diputar sebagian, didiskusikan dan diambil kesimpulannya.

5) Prinsip Pengertian

Prinsip pengertian mengatakan bahwa ada hal-hal yang mudah dipahami, mudah dihafalkan, atau mudah tertanam dalam pikiran seseorang. Dalam prinsip pengertian, pembicara harus memperhatikan hal-hal berikut ini:

1. Uraian dari keseluruhan menuju bagian-bagian, kembali keseluruhan

Penerapannya dalam praktek adalah mengutarakan pokok bahasan secara sistematis, setelah dijelaskan satu persatu pokok bahasannya. Setelah selesai menjelaskan pokok-pokok bahasannya baru dibuat ringkasan dan kemudian disimpulkan secara singkat.

2. Uraian pembicaraan sistematis dan logis

Sistematis artinya uraian pembicaraan tidak menyimpang dari pokok bahasan dan urutannya harus logis. Maksudnya logis adalah uraian pokok bahasannya umum menuju yang khusus atau dari yang khusus menuju bahasan yang umum.

3. Membuat ungkapan-ungkapan yang konkret

Ungkapan yang konkret tersebut antara lain dengan memberikan memo teknik (cara untuk menghapal), memberikan contohnya, memberikan ilustrasim memberikan suatu perbandingan, memberikan hal-hal yang berlawanan.

6) Prinsip Ulangan

Prinsip ulangan menghendaki hal-hal yang perlu diulang, agar permasalahan lebih meresap ke dalam hati pendengar, sehingga permasalahan tersebut mudah diingat. Oleh karena itu, persiapan di dalam komunikasi lisan, sebagai berikut :

a) Persiapan penyajian dan penutup pembicaraan

Persiapan

Persiapan dalam berbicara pada umumnya mencangkup masalah pengetahuan, sistematikanya (urutannya), tujuannya, tempat dan waktu.

Penyajian materi

Dalam penyajian materi, hendaknya memuat tentang :

1. Pendahuluan

  • Motivasi yang menarik perhatian
  • Tujuannya
  • Ruang lingkupnya

2. Isi pembicaraan

Isi pembicaraan merupakan bagian mengenai pembahasan masing-masing acara yang telah disebutkan di dalam ruang lingkup penyajian. Pembahasan yang disampaikan pembicara hendaknya jelas, menarik, lancar, tertuju dan mudah dipahami.

3. Penutup pembicaraan

Di dalam penutup hendaknya berisi atau memuat tentang ringkasan materi yang dibahas, memberikan motivasi kembali kepada para pendengar, memberikan harapan, saran-saran, ajakan, dsb.

b) Sistematika penyajian dan penutup pembicaraan

Pendahuluan pembicaraan

  • Motivasi yang menarik

Usaha untuk menarik minat para pendengar adalah dengan cara mengemukakan pentingnya isi ceramah atau kegunaannya dalam kehidupan sehari-hari atau untuk masa depan pendengar.

  • Mengutarakan topik secara umum

Topik yang dibicarakan harus dapat memberikan gambaran umum yang kemudian membicarakan permasalahan secara khusus.

  • Tujuan

Selain berisi motivasi, isi pendahuluan hendaknya mengemukakan tentang maksud dan tujuan pembicaraannya.

  • Ruang lingkup

Isi pendahuluan harus mengemukakan ruang lingkup pembicaraannya yaitu batas-batas pembahasan yang akan dibicarakan.

Isi Pembicaraan

Seorang komunikator dalam menguraikan isi dari suatu pembicaraan hendaknya :

  • Lancar atau tidak ada gangguan
  • Harus menarik perhatian pendengar
  • Uraiannya harus jelas, mudah ditangkap, dimengerti dan dihayati
  • Uraiannya darus mengesankan dan menggunakan alat peraga
  • Pembahasannya harus tertuju atau terarah kepada tujuan

Penutup pembicaraan

Di dalam penutup pembicaraan perlu dikemukakan hal-hal yang penting, yaitu ada ringkasan, motivasi, saran pembicara kepada pendengar, ucapan terima kasih dan minta maaf  kepada para pendengar.

c) Alat bantu dalam penyajian pembicaraan

Pembicaraan yang hanya disampaikan dengan kata-kata tanpa alat bantu peraga hasilnya diresapi pendengar sebesar ± 15%. Di dalam mempergunakan alat bantu seperti alat peraga, seorang pembicara harus menyiapkan hal-hal berikut :

  • Gambar-gambar atau bagan-bagan yang ditulis pada karton manila
  • Alat-alat peraga yang nyata atau alat peraga yang sebenarnya
  • Alat peraga tiruan atau palsu
  • Slide proyektor, film projektor, OHP, LCD, dsb

d) Gaya bahasa penyajian dalam berbicara

Gaya bahasa berbicara itu antara lain adalah sebagai berikut :

  • Gerak-gerik

Air muka dan gerakan badan, tangan, kepala, harus disesuaikan dan harus mengikuti isi pembicaraan. Gerak-gerik ini sebaiknya wajar saja dan jangan dibuat-buat.

  • Pakaian

Pakaian yang digunakan sebaiknya yang rapi,  lengkap dan sopan. Pakaian rapi artinya mengenakan pakaian terlihat wajar, teratur, dan serasi. Pakaian lengkap artinya sesuai dengan apa semestinya. Pakaian yang sopan artinya pakaian yang pantas dipakai menurut etika berpakaian.

  • Sikap jiwa

Sikap jiwa yang diperlukan seorang komunikator pada waktu berbicara adalah tegas dan jangan ragu-ragu. Hal ini diperlukan untuk menghilangkan kegugupan saat berbicara di depan umum.

  • Suara

Suara dalam berbicara hendaknya jelas dan kata-katanya tepat. Di samping suaranya harus jelas juga jangan monoton (satu nada). Pada waktu bicara juga diharapkan suaranya cukup keras, jelas, bersemangat dan berirama.

  • Pandangan jiwa

Pada waktu berbicara, pandangan mata harus menyeluruh dan cara melihatnya selalu berpindah-pindah. Pembicara tidak boleh grogi, sehingga pembicaraan dapat dilakukan dengan lancar.

  • Sikap badan

Sikap badan pada waktu berbicara hendaknya tegak, tapi tidak kaku dan dapat terlihat dengan jelas oleh pendengarnya.

B. TEKNIK MENDENGARKAN AKTIF

Mendengarkan merupakan suatu kegiatan memperhatikan dengan sebaik­-baiknya dengan menggunakan indera pendenga­ran, sehinggga memahami maksud secara tepat dari pihak komunikator. Untuk men­dengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi yang tinggi dari pikiran agar dapat menangkap dan menginterpretasi berita atau pesan yang dikirim komunikan. Proses mendengarkan secara aktif dan efektif tidak hanya menggunakan indera pendengaran, tetapi perpaduan antara indera pendengaran dengan pikiran.

a. Mendengarkan secara evaluatif

Ketika  mendengarkan pembicaraan, pen­dengar berupaya mendengarkan sambil mengada­kan evaluasi terhadap kata-kata yang diucapkan pembicara. Hasil penilaian ini disampaikan kembali kepada pembicara dalam berbagai macam bentuk, antara lain berupa: menolak, menyetujui (menyanggah atau mandukung isi pembicaraan).

b. Mendengarkan secara proyektif

Pendengar berusaha memproyeksikan dirinya ke alam pikiran pembicara. Pendengar berusaha memahami pandangan dari pembicara sampai pembicaraan selesai dan pendengar memahami setiap arti kata dari pembicara. Cara mendengarkan yang aktif dan efektif, yaitu sebagai berikut:

1)  Dengarkan dengan penuh konsentrasi apa yang sedang dibicarakan

2)  Tangkap pesan-pesan penting atau inti pembicaraan

3)  Sebaiknya terlebih dahulu persiapkan alat tulis menulis untuk mencatat inti pembicaraan

4)  Bila pembicaraan terjadi secara langsung tanpa menggunakan media komunikasi, pendengar dapat langsung bertanya kepada pembicara perihal isi pembicaraan yang tidak dipahami (bila pembicaraan terjadi ketika rapat, tunggu sampai pada acara tanya, jawab).

 

BAHASA VERBAL DAN NON VERBAL Desember 24, 2010

Filed under: Pendidikan Administrasi Perkantoran — rennydund @ 2:56 am

A. KOMUNIKASI VERBAL

Dalam ilmu komunikasi, yang dimaksud dengan komunikasi verbal tidak hanya lisan namun meliputi komunikasi lisan dan tertulis. Karena bahasa dapat disampaikan secara lisan atau tulisan maka komunikasi verbal didefinisikan sebagai komunikasi yang menggunakan bahasa lisan maupun tertulis. Dengan kata lain, dapat diungkap­kan bahwa komunikasi verbal merupakan proses penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan bahasa secara lisan atau tulisan. Sebagai contoh komunikasi verbal, antara lain:

  1. Menyampaikan sesuatu atau pesan kepada seseorang disertai kata-kata lisan/tulisan;
  2. Bertelepon kepada keluarga, teman,  sahabat, rekan kerja;
  3. Berbincang-bincang secara langsung.;
  4. Berdiskusi, berpidato;
  5. Berdiskusi, rapat, meeting, dan seminar;
  6. Membaca surat kabar, majalah, jurnal;
  7. Menggunakan komputer, maupun internet.

Dalam komunikasi lisan atau tulisan terdapat komunikasi sebagai pembicara atau penulis, dan komunikan sebagai pendengar atau pembaca. Melalui komunikasi lisan atau tuliasan seorang pembicara atau penulis tentu berharap apa yang disampaikannya dapat dipahami secara tepat oleh pendengar atau pernbaca sesuai dengan maksud pembicara atau penulis.

B. KOMUNIKASI NON VERBAL

Komunikasi nonverbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Selain menggunakan kata-kata, ketika berkomunikasi digunakan pula gerakan-­gerakan tubuh atau lebih dikenal dengan bahasa isyarat atau body language. Berikut ini, pendapat beberapa ahli mengenai komunikasi nonverbal.

  1. Mc. Garry menyebutkan bahwa komunikasi nonverbal terbagi dalam tiga kategori, yaitu komunikasi yang diungkapkan melalui pa­kaian dan setiap kategori benda lainnya (the object language), semua bentuk komunikasi yang digantikan dengan gerak (gesture) yang disebutnya sebagai bahasa sinyal (sign language), dan komunikasi dengan tindakan atau gerakan tubuh (action language).
  2. Tubbs dan Carter mengelompok­kan komunikasi nonverbal sebagai berikut:
  • Gerakan tubuh (Body motion) atau kebiasa­an gerak (kinetic behavior), yaita jenis komunikasi yang diungkapkan melalui gerakan tubuh, postur, tangan, kaki, ekspresi wajah, garakan mata, dan tangkai lengan.
  • Karakteristik fisik (Physical characteristics), yaitu jenis komunikasi yang diungkapkan melalui bentuk fisik atau tubuh, daya tarik yang bersifat umum, tinggi badan, berat badan, dan warna kulit.
  • Kebiasaan menyentuh (Touching behavior), yaitu jenis komunikasi yahg berupa gerakan, seperti sentuhan, pukulan, tindakan memegang, dan lain-lain.
  • Paralinguistik (Para languages), yaitu bentuk komunikasi yang menunjukkan keadaan atau cara seseorang mengucap­kan ataa mengungkapkan sesuatu.
  • Proksemik (Proxemics), yaitu jenis komuni­kasi yang berkaitan dengan penggunaan ruang, personal, dan sosial.
  • Artifak (Artifact), yaitu bentuk komunikasi melalui cara memanipulasi objek kentak dengan seseorang, misalnya penggunaan parfum, pakaian, lipstik, dan lain-lain.
  • Faktor lingkungan (Environment factors), yaitu menyampaikan komunikasi dengan cara dekorasi ruang, lampu, dan lain-lain.

Beberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal, berdasarkan kriteria di atas, yaitu:

  1. Menitikkan air mata sebagai tanda rasa haru;
  2. Menangis sebagai tanda kecewa, sedih, kesal, saking marahnya;
  3. Tersenyum, berjabat tangan, melambaikan tangan sebagai rasa senang, simpati, dan penghargaan;
  4. Membuang muka sebagai rasa tidak senang terhadap seseorang;

Pesan yang disampaikan dalam komunikasi nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal. Pesan yang disampaikan dalam komunikasi verbal biasanya berlangsung secara terencana dan tersusun dengan teratur, sedangkan komunikasi nonverbal terjadi secara spontan dan bersifat alami serta tidak pernah direncanakan terlebih dahalu. Sebagai contoh, ketika seseorang mengatakan “sebaiknya berkas laporan ini disimpan di dalam lemari!”, maka orang yang bersangkutan dengan sadar telah mempunyai tujuan tertentu. Berbeda halnya dalam komunikasi nonverbal, seseorang sering melakukannya dengan tidak sadar. Sebagai contoh, seseorang menggaruk-garuk kepala, padahal tidak gatal, hal ini berlangsung tidak sengaja atau bersifat otomatis (menggaruk-garuk kepala merupakan ekspresi ketidakpahaman atas sesuatu hal).

Beberapa keuntungan atau kebaikan komuni­kasi nonverbal, antara lain sebagai berikut :

  1. Mempunyai tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat.
  2. Dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran pembicara.
  3. Bersifat efisien, maksudnya antara komunikator dengan komunikan dapat saling memahami dengan cepat. Misal, ketika berlangsung rapat di kantor seorang pemimpin rapat memberikan isyarat kepada pembawa acara (dengan anggukan kepala) memberitahu bahwa acara rapat dapat dimulai.

Komunikasi nonverbal ditempat kerja mempunyai peranan yang sangat penting. Misal, seorang atasan yang mampu mengelola kesan yang dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara, dan penampilan, berarti dia seorang atasan yang mampu berkomunikasi dengan baik. Seorang atasan harus mampu menyampaikan pesan-pesan bisnis atau pekerjaan kepada para bawahan dengan melihat, memperhitungkan situasi, waktu dan orang yang dituju.

Tidak hanya atasan, seorang bawahan pun harus mampu membaca pesan-pesan nonverbal yang disampaikan atasan, rekan kerja, pelanggaran atau kolega. pada saat berkomunikasi dengan para karyawan, kolega, rekan kerja, perhatikanlah secara teliti pesan-pesan yang disampaikan. Baik pesan yang disampaikan melalui komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal. Seorang karyawan yang terlihat lesu, murung, kurang bersemangat ketika bekerja merupakan contoh komunikasi nonverbal. Melihat karyawan seperti ini seorang pemimpin harus cepat tanggap menannyakan dan menyelesaikan masalah yang dihadapi karyawannya. Sebaliknya, seorang karyawan yang melihat pemimpin dalam situasi yang tidak menyenangkan misal; mengerutkan dahi bermuka masam, mondar-mandir, hal ini biasanya merupakan tanda seorang sedang gelisah, bingung, dan kesal.

UMPAN BALIK

A. PENGERTIAN UMPAN BALIK

Kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang juga merupakan suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial (social contact). Misalnya, dalam suatu pertemuan seorang pemimpin mengarahkan dengan cara dan gaya yang dimiliki. Saat pengarahan selesai, pemimpin mendapatkan tepuk tangan yang meriah dari peserta yang hadir. Pengarahan disamakan sebagai message (pesan), sedangkan tepuk tangan dinamakan umpan balik. Antara pesan dan umpan balik terdapat hubungan sebab akibat (causalitas). Pesan dapat berupa pidato, pengarahan, instruksi, tugas, perintah, ulasan, analisis. Pesan dapat juga dapat berbentuk tulisan, lisan, gambar-gambar bahkan demonstrasi, peragaan. Umpan balik (feedback) dapat berupa hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap (yang timbul), pertanyaan, reaksi. Umpan balikpun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan dan demonstrasi.

Cara mendapatkan umpan balik yang baik dari komunikator atau rekan kerja, yaitu sebagai berikut :

  1. Menjaga hubungan yang baik dengan sesama rekan kerja hubungan komunikasi dapat berhasil apabila kedua pihak (komunikator dan komunikan) mempunyai hubungan pertemanan yang baik. Artinya masing-masing pihak mempunyai sikap yang menyenangkan, terbuka, tidak mudah tersinggung. Bila hubungan dengan rekan kerja sudah terdapat ketidakcocokan yang parah, maka komunikasi tidak dapat berjalan lancar, karena sudah dipengaruhi oleh unsur rasa senang dan tidak senang.
  2. Mengetahui situasi dan keadaan komunikan dari segi pendidikan, tingkat jabatan, status sosial, tingkat usia, dan lain-lain. Dengan mengetahui situasi dan keadaan komunikan maka hubungan komunikasi dapat terjalin dengan baik.
  3. Dengan mempelajari dan memenuhi kebutuhan komunikan maka akan tercipta saling pengertian antara komunikator dengan komunikan. Dengan terpenuhinya kebutuhan komunikan, maka akan diperoleh umpan balik yang positif.
  4. Pada saat komunikasi, gunakanlah bahasa yang jelas, singkat, dan tepat serta sesuai dengan situasi.
  5. Umpan balik yang positif dapat diperoleh dari rekan kerja apabila komunikator berusaha untuk memahami, menghargai dan menghormati pendapat komunikan.

B. BENTUK-BENTUK UMPAN BALIK

Dalam unsur komunikasi selain efek, terdapat hal lain yang menjadi unsur komunikasi, yaitu feed back. Feedback ini merupakan bagian daripada efek. Jika komunikator menyampaikan pesan kepada komunikan dan komunikan memberikan tanggapan, maka tanggapan inilah yang disebut feed back atau umpan balik.

Menurut Ralph Webb Jr. terdapat beberapa jenis feed back, yaitu sebagai berikut :

1. Zero feedback

Dalam zero feed back komunikan tidak dapat memahami maksud komunikator.

2. Positive feedback

Positive feedback maksudnya adalah antara komunikator dan komunikan terjalin hubungan komunikasi yang menyebabkan komunikan memahami secara jelas maksud komunikator, sehingga komunikan member persetujuan atau dukungan.

3. Neutral feedback

Pada saat berkomunikasi, komunikan memberikan tanggapan yang tidak sesuai dengan harapan komunikator (komunikan menyampaikan tanggapan yang tidak ada kaitannya dengan masalah yang disampaikan kepada komunikan).

4. Negative feedback

Negative feedback ialah komunikan member tanggapan tidak mendukung, menentang atau bahkan mengkritik komunikator. Pada saat berkomunikasi, seorang komunikator tentunya berharap agar pesan yang disampaikan kepada komunikan dapat dipahami secara jelas dan mendapat umpan balik atau feedback yang positif. Untuk mendapatkan umpan balik berupa positive feedback maka ada cara-cara atau teknik tertentu yang harus diperhatikan oleh komunikator.

 

 
Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.